Product Owner bekommen immer was sie wollen – Wenn sie richtig danach fragen.

Wer in einem Unternehmen die Rolle des Product Owners einnimmt und damit die Veränderung hin zum agilen Arbeiten umsetzt, steht vor großen Herausforderungen. Zugleich bringt dieser Wandel enormes Entwicklungspotential mit sich.

Der Product Owner (PO) ist mit vielen neuen Aufgaben konfrontiert, wie z.B. Product Backlog Priorisierung, Refinement, Moderation des Plannings. Durch die Verantwortung für das Produkt und die Produktvision ist er „Unternehmer im Unternehmen“. Solche Veränderungen erfordern ungewohntes Denken, Fühlen und Handeln. Er muss eine Komfortzone verlassen. Das kostet Energie. Widerstände und Bedenken können entstehen.  

Hinzu kommt, dass Großunternehmen zwar oftmals formal auf „Agil“ setzen, aber eigentlich läuft alles wie gehabt weiter. Die Rollen aus Scrum werden eingeführt, und der PO wird mit all seinen dazugehörigen Aufgaben aus dem Scrum Guide geschult. Offiziell soll er die Verantwortung für das Produkt tragen. Allerdings ist dies nur selten der Fall. Denn die letztliche Entscheidung für das Produkt fällen weiterhin Bereichsleiter oder Vorstände in Steuerungsgremien. Die daraus resultierenden Abstimmungsrunden sind ermüdend und alles andere als agil. So werden PO’s nicht in ihrer Rolle und damit auch nicht in ihrer Verantwortung bestärkt.

Eine Orientierung in der Rolle des PO´s bringt Klarheit und Motivation

Angehende PO´s können von erfahrenen eine Menge lernen. Diese können Orientierung geben. Der Wissensaustausch kann sehr befruchtend sein.

Anfang April haben wir mit unserem Impulsvortrag zum Thema „Product Owner bekommen immer was sie wollen – Wenn sie richtig danach fragen“ bei der Agile Community einer großen deutschen Versicherung die PO-Rolle erlebbar gemacht. Mit dem Ziel, PO‘s in ihrer Rolle zu bestärken, haben wir interaktiv unsere Erfahrungen geteilt, die wir mit anderen Großkonzernen der Branche und im eigenen Prozess innerhalb der AIP gemacht haben.

„Sehr informativ und humorvoll“

Wir haben unseren Impulsvortrag so gestaltet, dass die Teilnehmer mit ihren Inputs und Fragen miteinbezogen wurden. Dadurch entstanden spannende Diskussionen und ein wertvoller Erfahrungsaustausch.

Das kam bei unseren Kunden sehr gut an:

"Lockere Präsentation und Einbeziehung der Teilnehmer.“

„Die einfache und transparente Abfrage der Kundensicht auf das Backlog […] war super!“

„Die Priorisierung nach Wert und geschätzter Dauer nach WSJF-Manier hat prima geklappt.“

Hurra! Das Thema hatte so eingeschlagen, dass der Folgevortrag spontan um 30 Minuten gekürzt wurde, damit wir uns länger austauschen konnten. So macht Agiles Arbeiten Spaß!

Priorisierter Backlog mit Vortragendem als PO und dem Publikum als Stakeholder

Besonders gut gefallen hat mir, dass ihr den Vortrag selbst als priorisiertes Backlog mit dem Vortragenden als PO und dem Publikum als Stakeholder aufgebaut habt. Dadurch wurde sehr anschaulich, dass man in begrenzter Zeit nur einige der interessanten Themen behandeln kann und Entscheidungen treffen und nach Nutzen priorisieren muss.“

Der Vortragende als PO hat ein Themen-Backlog vorgestellt, welches für die Stakeholder den größten Nutzen stiften sollte. Anstatt vorwegzunehmen, was die Stakeholder gerne hören möchten, konnten diese selbst die Themen wählen, die sie am meisten interessieren. In Echtzeit haben sie via eines Online-Abstimmungs-Tools über die Wichtigkeit der einzelnen Themen-Backlog-Einträge abgestimmt.

Daraus ergab sich ein Business Value für die einzelnen Themen. Mit den von uns im Vorhinein geschätzten Story Points pro Item – Proxy für Zeit des Wissenstransfers – konnte der Return on Investment (ROI) berechnet werden. Anhand des ROI’s konnte eine Priorisierung vorgenommen werden, mit der wir in der verfügbaren Zeit den maximalen Wert für die Stakeholder generieren konnten.

Nutzen priorisieren und Entscheidungen treffen

Für unseren Vortrags-PO war die Priorisierung ein guter Startpunkt. Aber als PO konnte er auch übersteuern – z.B. weil er mehr Wissen über den Inhalt der Backlog-Items als die Stakeholder hatte. So priorisierte er z.B. das Thema „Abnahmen“ weiter nach oben als es die Stakeholder mit ihrer Abstimmung taten. Damit übernahm er als PO entsprechend die Verantwortung für das Produkt – den Vortrag.

Die Diskussionen waren noch spannender und ausführlicher, als wir sie eingeschätzt hatten. Falls diese die Timeboxen überschritten, konnten die Stakeholder selbst entscheiden, ob Weiter oder Stopp.

Der Themen-Backlog

Folgende Themen standen den Stakeholdern zur Auswahl:

Abnahmen gibt es nicht mehr… sie sind besser

Abnahmen gibt es nicht mehr... sie sind besser.

Wie kann man Abnahmen in der agilen Welt sinnvoll leben? Unsere Antwort: Verzichtet darauf und macht es besser. Wie das geht haben wir gemeinsam erlebbar gemacht und erörtert.

Organisation der Anforderungsanalyse

Eine Kernaufgabe des PO ist es, Anforderungen zu stellen und Stakeholder einzubinden. Dies beinhaltet eine Fülle von Aspekten. Die Frage ist: Wie können Product Owner die Anforderungsanalyse möglichst effizient gestalten?

Vereinbarkeit von Linie und Produkt.

Es hat viele Vorteile, wenn der Product Owner aus dem Fachbereich kommt. Aber Fachbereichstätigkeiten lösen sich nicht in Luft auf. Die Frage ist: Mit welchen Strategien kann man sicherstellen, dass der PO nicht durch zusätzliche Aufgaben überlastet und im Projekt zum Flaschenhals wird?

Priorisierungen = Meins zuerst!!!

Der PO sollte diejenigen Anforderungen priorisieren, die den größten ROI darstellen. Wir haben das Idealbild mit der Realität verglichen.

Wie werden Anforderungen geschnitten?

Grundsätzlich sollten STORIES den INVEST-Prinzipien (unabhängig, verhandelbar, wertvoll, schätzbar, klein und testbar) entsprechen. Dies wird jedoch in der Praxis noch eher selten gemacht. Warum ist dies so? Und wie kann man das ändern?

How to nuke performance by incentives?

Geld hat unbestreitbar eine Anreizwirkung. Aber Anreizsysteme können auch unerwünschte Nebeneffekte haben. Gerade in einem agilen Kontext, das davon lebt, dass Menschen auf Zusammenarbeit, Wissenstransfer und Kommunikation angewiesen sind, ist der individuelle Beitrag schwer zu quantifizieren. Wir haben uns dazu ausgetauscht, ob Anreizsysteme so gestaltet werden können, dass sie den agilen Prozess unterstützen.

PO bei der Einführung des agilen Vorgehens.

Große Unternehmen tendieren dazu „die agile Transformation“ als Wasserfallprojekt zu betreiben. Folge: Bevor es losgeht haben viele Leute die Nase voll. Und wenn es los geht funktioniert es häufig nicht. Die Frage: Worauf sollte man als PO achten, damit die Transformation gelingt?

Koordination von produkt-übergreifenden Themen.

Produktteams sind häufig nach Systemen oder nach einer alten Organisationsstruktur zugeschnitten, so dass diese nur begrenzt Wert für den Kunden generieren können. Die Frage: Wie werden effiziente Synchronisierung und Koordination mit der Außenwelt sichergestellt?

Mit diesen und anderen spannenden Themen, freuen wir uns künftig weitere Product Owner in ihrer Rolle zu bestärken.

Du bist neugierig und möchtest dich auch gerne mit uns austauschen? Melde dich gerne bei uns.

Isabelle Strigun
i.strigun@aip.consulting
+49 151 218 714 66